Опираться будем на уникальное содержимое письма. И возраст файла

Проблема древняя и как водится связана с попыткой Microsoft навязывать свои стандарты. Откуда берется почтовое вложение winmail

Из бесплатных решений у synology есть два пакета, почтовый сервер на базе Postfix и пользовательский web клиент